Как бизнесу вести воинский учет после всех изменений. Гайд по общению с военкоматами

Воинский учет для бизнеса перестал быть формальностью. С 2025 года в полном объеме работает электронный реестр повесток, призыв стал круглогодичным, а прокуратура готовится проверять компании системно и без предупреждения. Штрафы за нарушения существенные и начисляются за каждый выявленный эпизод отдельно. В этом гайде разбираем все, что нужно знать бизнесу про воинский учет в 2026 году: от оформления документов до подготовки к проверкам.

Что такое воинский учет и зачем он нужен бизнесу

Воинский учет — это система сбора и обновления информации о военнообязанных гражданах, которые работают в организации. Работодатель выступает связующим звеном между сотрудниками и военным комиссариатом: фиксирует данные, передает сведения о кадровых изменениях, содействует вручению повесток.

Формально задача бизнеса выглядит просто: проверить у нового сотрудника документы воинского учета, поставить его на учет в компании, вовремя передавать сведения в военкомат и содействовать вручению повесток. На практике за каждой из этих задач стоит набор форм, сроков и подписей за нарушение которых штрафуют. С 2023 года штрафы за нарушения выросли более чем в 30 раз, а компания с двумя десятками военнообязанных сотрудников может получить за одну проверку суммарно более 1 млн рублей, если нарушения множественные.

Важно

Воинский учет организации должен вестись даже в том случае, если в штате на данный момент нет военнообязанных сотрудников. Кадровик все равно поддерживает план работы и журнал проверок, а при появлении военнообязанных — ставит их на учет.

Что изменилось в воинском учете в 2026 году

Разберем ниже ключевые изменения, которые с 1 января 2026 года поменяли работу с воинским учетом.

Электронный реестр повесток и реестр воинского учета работают в полном объеме

Повестка считается врученной автоматически через семь дней после публикации в реестре, даже если гражданин не заходил в личный кабинет на «Госуслугах». Данные поступают не только из военкоматов, но и от ФНС, МВД, Социального фонда, медицинских и образовательных организаций.

Призыв стал круглогодичным

Призывные мероприятия теперь проводятся круглый год — с 1 января по 31 декабря, медосвидетельствования и заседания комиссий идут непрерывно. А вот периоды отправки призывников сохранились: с 1 апреля по 15 июля и с 1 октября по 31 декабря.

К проверкам работодателей подключилась прокуратура

Военкоматы получили право совместных выездов и системных запросов, а расхождения между данными реестра и карточками в компании автоматически становятся поводом для проверки.

С 1 января 2026 года штраф гражданам за несообщение в военкомат о переезде на срок более трех месяцев действует круглогодично: раньше он применялся только в период призыва, норму убрали из КоАП.

Изменения также затронули порядок приема на работу. Работодатель теперь вправе запросить у соискателя электронную выписку из реестра воинского учета и реестра направленных повесток.

С мая 2026 года усилился контроль, в том числе, со стороны прокуратуры. Ключевой тренд — цифровизация. В полную силу работают Единый реестр воинского учета и реестр повесток: сведения передаются в цифровом контуре. Повестка считается врученной с момента ее размещения в реестре либо в личном кабинете на «Госуслугах». Круглогодичный призыв сделал взаимодействие с военкоматами непрерывным. Санкции за непредоставление сведений или неоповещение о повестке стали заметно строже, а проверки — более системными.

Алена Яковлева
к. э. н, аттестованный аудитор, налоговый консультант

Какие компании обязаны вести воинский учет

Обязанность распространяется на все юридические лица: ООО, АО, бюджетные и казенные учреждения, НКО. Исключений для малого бизнеса нет — даже компания с одним сотрудником ведет учет, если этот сотрудник военнообязанный.

Индивидуальные предприниматели не обязаны вести воинский учет — даже если у них есть наемные работники по трудовым договорам. Обязанность касается только организаций. При этом сам ИП как гражданин должен состоять на учете и являться по повестке. За самозанятых работодатель воинский учет тоже не ведет.

Какие сотрудники подлежат воинскому учету

На учет ставят всех военнообязанных работников — штатных, совместителей и удаленных. Вот основные категории:

мужчины призывного возраста — от 18 до 30 лет, не пребывающие в запасе;
военнообязанные запаса — мужчины старше 30 лет, уволенные в запас после прохождения службы, а также те, кто прошел альтернативную службу, окончил военную кафедру или не служил по состоянию здоровья;
женщины с военно-учетной специальностью (ВУС) — медицинские работники, специалисты связи, картографы и другие специальности из приложения № 1 к Положению о воинском учете.

Кого не включают в учет:

иностранных граждан и лиц без гражданства;
граждан, постоянно проживающих за пределами РФ;
лиц, проходящих военную службу в данный момент;
граждан, освобожденных от воинской обязанности по закону.

Как организовать воинский учет в компании

Шаг 1. Назначить ответственного за воинский учет. Руководитель издает приказ о назначении сотрудника, ответственного за ведение воинского учета. Копию приказа направляют в военкомат в течение 5 дней. Если в организации менее 500 военнообязанных сотрудников, учет может вести один человек по совместительству. При численности от 500 до 2000 — выделяется отдельный специалист, свыше 2000 — два и более.

Шаг 2. Согласовать кандидатуру с военкоматом. Назначение, перемещение и увольнение ответственного за воинский учет согласовываются с военным комиссариатом.

Шаг 3. Разработать план работы на год. План утверждает руководитель и согласовывает военкомат. В нем прописывают сроки сверок, подачи отчетности, мероприятия по оповещению.

Коллаж: «Теперь вы знаете», создано при помощи нейросети

Шаг 4. Завести карточки формы № 10. На каждого военнообязанного сотрудника оформляется карточка гражданина, подлежащего воинскому учету (форма 10 из приложения № 22 к Инструкции Минобороны от 22.11.2021 № 700). Карточки хранят в металлическом шкафу или сейфе.

Шаг 5. Подключиться к электронному воинскому учету (реестру). Войти можно через личный кабинет организации на «Госуслугах». Данные о компании подтягиваются автоматически.

Шаг 6. Провести внутреннюю сверку. Через месяц после постановки на учет убедитесь, что все карточки заполнены, отчетность отправляется вовремя, данные совпадают с реестром.

Какие документы должны быть оформлены

В компании обязательно должен быть следующий комплект:

Приказ об организации воинского учета — основа для всей системы. Издается однократно, актуализируется при смене ответственного.
План работы по воинскому учету на год. Оформляется по форме из приложения № 17 к Методическим рекомендациям Генштаба. Утверждается руководителем и согласуется с военкоматом.
Карточка учета организации (форма 18). Содержит сведения о компании и численности военнообязанных сотрудников. Подается в военкомат при постановке на учет, а затем ежегодно. Бланк приведен в письме Минкультуры, но в разных регионах форма может отличаться — уточняйте в своем военкомате.
Карточки формы 10 на каждого сотрудника, подлежащего учету. Заводятся при приеме на работу.
Журнал проверок воинского учета — фиксирует контрольные мероприятия со стороны военкомата.
Список граждан, пребывающих в запасе.
Список граждан, подлежащих призыву.
Расписки о вручении повесток — при поступлении повесток от военкомата.

Важно

Копии военных билетов и приписных свидетельств можно хранить только с письменного согласия сотрудника — персональные данные защищены законом. Карточки формы 10 хранятся пять лет после увольнения сотрудника, журналы проверок — 5 лет после завершения ведения.

Как научиться экономить токены нейросетей и не тратить их на ерунду. Лайфхаки Кешбэк заставляет тратить больше? Как это работает и действительно ли он бесполезен Биткоин по закону. Что теперь можно делать с криптовалютой в России, а что запрещено

Какие сведения передавать в военкомат и в какие сроки

Любые кадровые изменения по военнообязанным сотрудникам нужно передавать в военкомат. Сроки жесткие.

В течение 5 дней передают сведения:

о приеме на работу военнообязанного сотрудника;
об увольнении военнообязанного сотрудника;
об изменении персональных данных — семейного положения, адреса регистрации, должности, образования.

В течение 3 рабочих дней сообщают:

о гражданах, которые не состоят на воинском учете, но обязаны на нем состоять (выявлены при приеме на работу).

Ежегодно до 1 ноября направляют:

списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году. На практике военкоматы все чаще запрашивают эти сведения самостоятельно через электронный реестр, но формальная обязанность работодателя (пп. «в» п. 32 Положения о воинском учете) остается.

Не реже раза в год проводят:

сверку данных карточек формы № 10 с документами сотрудников и сведениями военкомата.

С 2026 года сведения подаются через личный кабинет организации на «Госуслугах». Подавать документы на бумаге пока можно, но военкоматы все чаще требуют перехода на электронный формат.

Если выявлены расхождения, работнику необходимо рекомендовать обратиться в военный комиссариат для внесения изменений в документы воинского учета. До получения официально подтвержденных сведений кадровая служба должна руководствоваться действующими документами и соблюдать установленный законодательством порядок взаимодействия с военным комиссариатом. Попытка самостоятельно исправить сведения без соответствующих оснований может повлечь претензии со стороны контролирующих органов.

Тимур Фаизов
юрист, эксперт в сфере трудового и корпоративного права

Как проходят проверки воинского учета работодателей

В 2026 году проверки воинского учета проводят два ведомства: военные комиссариаты и прокуратура.

Военкоматы проверяют организации планово и внепланово. Компании с численностью менее 500 человек проверяют раз в три года, крупные организации — ежегодно.

Прокуратура в 2026 году вводит системный упреждающий контроль. В отличие от прежней практики (когда прокурор включался по жалобе из военкомата), новый формат предполагает плановые и внезапные проверки с полным доступом к цифровым базам данных.

Как проходит проверка на практике. Сначала запрашивают документы дистанционно: приказ, план, карточки, журнал проверок. Затем сверяют данные с электронным реестром. При выявлении расхождений — выезжают на место. Штрафуют за каждое нарушение отдельно: если у 10 сотрудников нет карточек — это 10 эпизодов непредставления сведений, а не один.

Что проверяют:

наличие приказа об организации воинского учета и его согласование с военкоматом;
правильность заполнения и хранения карточек формы № 10;
своевременность уведомления военкомата о приеме, увольнении и изменении данных;
содействие в оповещении сотрудников о повестках;
наличие журнала проверок (его отсутствие — самостоятельное нарушение);
ведение бронирования военнообязанных (если применимо).

Подробнее про бронирование военнообязанных

Это механизм, который позволяет закрепить за компанией ключевых сотрудников и освободить их от призыва по мобилизации. Бронирование доступно не всем: право на него нужно подтвердить, а документы — вести по отдельному регламенту. Если организация оформила бронь, проверяющие обязательно запросят подтверждающие документы и проверят их корректность.

На бронирование могут рассчитывать компании, которые выполняют мобилизационные задания, работают по государственным или оборонным контрактам, обеспечивают критически важную инфраструктуру или включены в специальные отраслевые и региональные перечни. Для малого и среднего бизнеса бронь оформить реально, если компания действительно важна для региона или отрасли. Например, работает в промышленности, связи, энергетике, транспорте, медицине или выполняет значимые государственные контракты. Обычной коммерческой компании без специального статуса получить бронь значительно сложнее.

Пантелей Самаркин
военный адвокат

Какие штрафы за воинский учет действуют в 2026 году

Размеры штрафов установлены Федеральным законом от 31.07.2023 № 404-ФЗ и действуют в полном объеме. Для субъектов МСП штрафы снижены на 50% (ст. 4.1.2 КоАП). Срок давности привлечения — 3 года.

Статья КоАП	Нарушение	Штраф для должностных лиц, руб.	Штраф для организаций, руб.
Ст. 19.38	Неоказание содействия военкоматам при мобилизации, воспрепятствование явке	60 000–80 000	400 000–500 000
Ст. 21.1	Непредставление списков граждан, подлежащих первоначальной постановке на учет	40 000–50 000	350 000–400 000
Ст. 21.2	Неоповещение сотрудника о вызове по повестке военкомата	40 000–50 000	350 000–400 000
Ст. 21.4	Непредставление сведений, необходимых для ведения воинского учета	40 000–50 000	не предусмотрен

Штраф вырастает за каждое отдельное нарушение. Если карточки формы 10 отсутствуют на 15 военнообязанных, а сведения об увольнении не переданы по 5 сотрудникам, каждый эпизод оформляется отдельно.

Типичные ошибки бизнеса

Нет приказа об организации воинского учета. Без приказа весь учет считается неорганизованным, даже если фактически карточки ведутся. Приказ издается по форме из приложения № 4 к Методическим рекомендациям по ведению воинского учета и согласовывается с военкоматом.

Ответственный не назначен или не согласован. Формально ответственным остается руководитель. А значит, именно он получит штраф как должностное лицо. Кандидатуру нужно согласовать с военкоматом.

Карточки формы № 10 не заведены или заполнены с ошибками. Частые дефекты: пропущен раздел о семейном положении, нет подписи работника, некорректно указана военно-учетная специальность. Каждая ошибочная карточка — повод для замечания.

Не ведется учет удаленных сотрудников. Удаленная работа не освобождает от воинского учета. Кадровик обязан запросить документы и вести карточку дистанционно.

Совместители выпадают из учета. Воинский учет ведется и по основному месту работы, и по совместительству. Об этом нередко забывают.

Просрочка уведомления военкомата. На сообщение о приеме или увольнении военнообязанного отводится 5 дней. Кадровику стоит встроить этот шаг в стандартную процедуру оформления.

Женщины с ВУС не учтены. Если сотрудница окончила медицинский, фармацевтический вуз или имеет специальность из перечня приложения № 1, ее надо поставить на учет и сообщить об этом в военкомат.

Организация не подключена к электронному реестру. В 2026 году отсутствие подключения приравнивается к нарушению, и проверяющие это фиксируют.

Комментарии