Ловушки рабочего времени и 7 способов борьбы с ними

Фотография: Thinkstock/Fotobank.ru

Есть люди, которые за один рабочий день успевают свернуть горы и при этом вечером у них остаются силы, чтобы заняться спортом или посидеть с друзьями в кафе. А есть те, кто работает долго и упорно, но при этом высоких результатов не достигает, а к концу дня выжат как лимон. Какие причины мешают нашей плодотворной работе? Какими способами можно бороться за производительность труда?

Вообще причин для неэффективного использования рабочего времени может быть много – начиная от врожденной лени и заканчивая хроническими болезнями. Но мы не будем рассматривать крайние случаи, остановимся на самой типичной и в то же время самой сложной ситуации: человек хочет и готов работать, более того, он упорно трудится весь день. Но результативность при этом низкая, руководство недовольно, карьера не складывается. Причина в том, что многие из нас неправильно организуют свой рабочий график.

Рассмотрим несколько типичных ошибок, которые превращаются в своеобразные «ловушки» для рабочего времени,

а заодно и дадим несколько полезных советов, как с этими ошибками бороться.

Ошибка №1: Делать срочное вместо важного


Незнакомый с основами тайм-менеджмента офисный сотрудник много времени тратит на отработку незначительных вопросов, вместо того, чтобы сконцентрироваться на чем-то серьезном и глобальном.

«Очень часто я сталкиваюсь с тем, что человек не знает и ему никто не объяснял, что организацией своего рабочего времени надо заниматься. Обычно бывает так: он прибежал на работу, почта прилетела, начались звонки и его «затянуло» течением. Куда выведет – туда и выведет. Результат работы при этом прогнозировать довольно сложно», — рассказал «Газете.Ru» автор многочисленных книг по тайм-менеджменту, зав. кафедрой тайм-менеджмента Московского Финансово-промышленного университета Глеб Архангельский. По его мнению, выстраивать рабочий день нужно вокруг самого важного, а текущие дела (например, почта и звонки) должны стоять на втором плане.

«Нужно ставить барьеры. Отвечать только на важные звонки, проверять почту не чаще двух раз в день. Начальное время рабочих периодов, как самое продуктивное, лучше тратить на серьезные вопросы, не размениваясь по мелочам. А если ваша работа требует более частого просмотра почтового ящика, в этом случае можно установить таймер – раз в час – и спокойно сосредоточится на основной работе».

Ошибка №2: Хаос большого количества задач


Даже в том случае, если человек делает попытки сознательно спланировать свой рабочий день, они могут быть обречены на неудачу. «Многие пытаются планировать свое рабочее время: клеят стикеры, ведут ежедневник, но все дело ограничивается лишь внешней атрибутикой. В итоге мы видим хаос большого количества задач, отсутствие четкого обзора — что сделать в первую, а что во вторую очередь, и в итоге важное теряется. Прежде всего, план дня должен быть где-то в одном месте, предпочтительно в письменном виде, а не в виде «крестиков на руке». Блокнот, ежедневник, Outlook, планшет – все подойдет. Главное, чтобы вам было удобно. Задачи должны быть выстроены по мере важности», — советует Архангельский.

Ошибка №3: Отсутствие четкой цели


Самое главное в выстраивании стратегии своего рабочего времени, по мнению Глеба Архангельского – это обозначить цель (или несколько целей). «До того как вы открыли ежедневник, нужно ответить на самый главный вопрос: а чего я хочу от жизни. Постановка целей должна стать первичной. Цели нужно сформулировать, написать, сделать четкими. Затем нужно понять, какими путями двигаться к этим целям, и составить примерный график их достижения. Ежедневники, планы и графики – это все вторично. Важно найти свои жизненные цели, а затем уже максимально четко и грамотно распределить время для их достижения».

Ошибка №4: Неправильная расстановка приоритетов


Допустим, что вы сформулировали свои главные долгосрочные жизненные цели и ориентиры, но при этом забыли один важный момент. «Многие ставят перед собой несколько глобальных целей одновременно и пытаются их поразить одинаково успешно. Но это невозможно. Нельзя добиться всех поставленных целей на одинаково высоком уровне и работать над ними одновременно эффективно.

Вы можете потратить много сил, но в итоге добиться немного от этой цели, немного от другой и так далее. Всем хочется одновременно быть успешными во многих областях, но физически это не осуществимо, практика это четко показывает. Нужно расставить приоритеты и решить для себя: какие из целей более важные и требуют сосредоточиться на них в первую очередь, а какие могут подождать», — уверен Архангельский.

Ошибка№5: Откладывать неприятные дела на потом


В девяноста случаев из ста сложную и объемную работу мы откладываем «на потом», вплоть до того момента, когда ее нужно срочно сдавать, и тогда наступает цейтнот. При этом даже если вы успеваете все сделать в срок, из-за аврального характера работы часто теряется ее качество. «Чем более растянутый у вас дедлайн и чем масштабнее задача, тем труднее заставить себя ее осуществить, — считает Глеб Архангельский. — Самый эффективный способ – разбить ее на части и каждый день выполнять определенный участок работы. Главное — правильно «дозировать» объем, чтобы работы было не слишком много, но и не слишком мало (иначе вы не будете видеть прогресса и, соответственно, потеряете стимул)».

Ошибка№6: Неумение себя мотивировать


Самое сложное – это грамотная мотивация. Любая работа состоит из приятных дел, не очень приятных и совсем неприятных – рутинных, которые совсем не хочется делать. В двух последних случаях требуется себя не просто «заставить» (иначе результат работы может быть непредсказуемым), а именно мотивировать. В подобной ситуации Глеб Архангельский советует прибегать к различным психологическим хитростям. «В психологии есть такое понятие — «якорь». Это любая материальная привязка (музыка, цвет, слово, движение, ритуал), связанная с определенным эмоциональным состоянием. Иногда, для того, чтобы настроить себя на выполнение задачи, достаточно «включить» нужный материальный якорь и ввести себя в определенное эмоциональное состояние. Очень часто помогает музыка, которая для многих служит отличным «якорем». Попробуйте привязать различную музыку к различным типам задач. А для кого-то «настройкой» на работу является определенный ритуал — чашка кофе или чая», — советует Глеб Архангельский.

Еще один прекрасный способ – умение себя поощрить. Разбейте работу на несколько участков и назначьте себе за прохождение каждого этапа небольшую приятную награду. «Маленькие радости» за каждый пройденный этап мотивируют гораздо лучше, чем ожидаемые долгосрочные результаты».

Ошибка№7: Неправильно организованный отдых на работе


Одной из самых явных и частых причин неэффективного труда является неправильный отдых на работе. «У нас люди на работе часто отдыхают много и неправильно: зависают на полчаса-час в социальных сетях и думают, что они тем самым «переключаются». Но это самое большое заблуждение», — считает Архангельский. По его мнению, организация отдыха должна быть подчинена двум главным принципам: ритмичность и максимальное переключение. «Оптимальный график – полтора часа работы, затем 5-7 минут отдыха. При этом нужно максимально переключаться: вышел на улицу, помахал руками, размял суставы, покрутил головой. Чем более кардинальным будет переключение, тем более эффективной последующая работа. Самое главное — приучить себя во время отдыха не думать о работе».

  • Livejournal
Новости СМИ2
Новости СМИ2
Новости net.finam.ru
500 Internal Server Error

Internal Server Error

The server encountered an internal error or misconfiguration and was unable to complete your request.

Please contact the server administrator at gazeta@gazeta.ru to inform them of the time this error occurred, and the actions you performed just before this error.

More information about this error may be available in the server error log.

Additionally, a 500 Internal Server Error error was encountered while trying to use an ErrorDocument to handle the request.

Главное сегодня